Innovative. Foldable. Sustainable. WALTHER Faltsysteme, SWYX & Team-IT

Über 40 Jahre Erfahrung in Konstruktion, Werkzeugbau und Produktion von Mehrweg-Ladungsträgern aus Kunststoff machen WALTHER Faltsysteme zum Spezialisten bei der Neuentwicklung von maßgeschneiderten Transportbehältern. Das Unternehmen vereint alle Produktionsschritte von der Ideenfindung über das Design bis hin zum Werkzeugbau und zur Serienfertigung im Kunststoff-Spritzguss unter einem Dach. Bei einem Ladungsträger geht es längst nicht mehr nur darum, Ware unversehrt an den Zielort zu transportieren – Ladungsträger sind heute aktive Teilnehmer in den Supply Chains. Auch wenn heute nicht mehr alle Produkte von WALTHER Faltsysteme faltbar sind, ist die Volumenreduzierung der Markenkern und beschreibt die Herkunft und DNA des Unternehmens.

Zu den Kunden des Unternehmens zählen unter anderem namenhafte Supermarktketten sowie Drogeriemärkte und produzierende Unternehmen der Industrie.

Genauso individuell wie WALTHER die Anforderungen der Kunden betrachtet, sollte auch die zukünftige Telefonie-Lösung maßgeschneidert sein. Von der Produktentwicklung, über den Vertrieb und das Marketing bis hin zur Fertigung und Logistik – in vielen Bereichen gab es individuelle Anforderungen, die es zu bewältigen galt. Auch sollte die örtliche Trennung der Standorte für die Mitarbeitenden in der Kommunikation nicht mehr spürbar sein und eine einfachere Vernetzung und Erreichbarkeit über die gesamte Unternehmensstruktur hinweg erfolgen. Am Produktionsstandort stellte sich zusätzlich die Herausforderung, die Werke mit einer entsprechend stabilen, robusten und zuverlässigen, gleichzeitig aber auch gut integrierten Lösung für die mobile Kommunikation der Mitarbeitenden auszustatten.

Als innovatives Unternehmen steuert WALTHER Faltsysteme alle Geschäftsprozesse digital. Im Zentrum der Informationssammlung und Verarbeitung steht das ERP-System des Unternehmens. Auch dieses sollte im Rahmen des Projektes angebunden werden, denn die persönliche Begrüßung sowie der sofortige Aufruf von Kundendaten sind ein wichtiger Bestandteil für die persönliche Kundenbetreuung des Unternehmens.

Darüber hinaus kommunizieren die Mitarbeitenden neben Kunden selbstverständlich auch viel intern. Hierfür kommt die Lösung Microsoft Teams zum Einsatz, die zukünftig ebenfalls an die Telefonie angebunden werden soll, um die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu vereinheitlichen. Weiterhin bestand die Anforderung, alle Telefonie Funktionen auch im Home-Office verfügbar zu machen und die mobile Erreichbarkeit der Mitarbeiter über Smartphones mit der Büro-Rufnummer zu ermöglichen.

Innovation ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur bei WALTHER Faltsysteme. So war schnell klar, dass die zukünftige Swyx-Lösung aus einem Rechenzentrum bezogen wird, um die Anschaffung weiterer Server einzusparen und zeitgleich eine Lösung zu etablieren, die jederzeit neueste Technologien und Trends für die Mitarbeitenden nutzbar machen kann. Darüber hinaus bietet die Swyx-Lösung aus dem Rechenzentrum durch das Pay-per-Use Modell die Möglichkeit, Budgets effizient für weitere Innovationen zu nutzen und keine Liquidität durch Investitionen in Softwarelizenzen zu binden. Die flexible, skalierbare und benutzerfreundliche Plattform der Swyx ermöglicht es dem Unternehmen effizienter zu arbeiten und sich den ständig ändernden Anforderungen des Marktes anzupassen. 

Beide Standorte von WALTHER Faltsysteme sowie sämtliche Arbeitsplätze im Home-Office sind an das deutsche Rechenzentrum der Team-IT angebunden. So wird sichergestellt, dass auch bei einem lokalen Internetausfall an einem der Standorte jederzeit die Erreichbarkeit des Unternehmens sichergestellt ist. Für die heute ungefähr 100 integrierten Teilnehmer erstreckt sich die Bandbreite der Funktionen über große Teile des Swyx-Portfolios. 

In der Produktion sowie im Lager und der Logistik erleichtert eine implementierte DECT-Lösung mit circa 20 Basisstationen und dutzenden Endgeräten die Kommunikation mit dem Team im Büro und bindet so alle Mitarbeitenden bestens in die Kommunikationsprozesse ein. So können interne Rückfragen schnell geklärt und Termine für die Wartung, Inspektion oder Instandsetzung sowie Rückfragen zu Aufträgen direkt von der jeweiligen Maschine aus geklärt werden. 

Mitarbeiter im Vertrieb profitieren vom vollen Funktionsumfang der Swyx-Lösung. SwyxIT bietet eine einheitliche und übersichtliche Oberfläche zur Einsicht der Erreichbarkeiten im Unternehmen und ist zeitgleich in das ERP-System des Kunden integriert. So sind eingehende Anrufe direkt dem Kunden zuzuordnen und die Kontaktdaten von Kunden können aus dem ERP direkt in der Swyx gefunden werden. Das vereinheitlicht die Kontaktpflege, spart viel Zeit und ermöglicht zeitgleich eine persönliche Kundenansprache für den Vertrieb.

Ständiger Austausch: Extern & Intern

Weiterhin sind die Vertriebsmitarbeiter im ständigen Austausch intern und extern. Aufgrund weiterer Mehrwerte der MS 365 Plattform, außerhalb der Kommunikation, ist Microsoft 365 und Microsoft Teams die gesetzte Plattform für WALTHER Faltsysteme. Mithilfe der Swyx-Schnittstelle zu Microsoft Teams synchronisieren sich die Statusinformationen der beiden Lösungen miteinander. Telefoniert ein Mitarbeitender entweder in MS Teams oder in der Swyx, wird sein Status in der jeweilig anderen Software auf „im Gespräch“ gesetzt. Das vereinheitlicht die Kommunikationsebenen und bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit, das Beste aus beiden Welten zu nutzen. 

In der IT profitiert WALTHER Faltsysteme von einer erheblichen Zeitersparnis. Die Konfiguration der Lösung erfolgt zentral für alle Standorte über die Swyx-Administration. So sind Vor-Ort-Einsätze nicht zwingend notwendig. Fahrtzeiten und Rüstzeiten werden minimiert und somit mehr Zeit für die Begleitung von innovativen Digitalisierungsprojekten geschaffen. Der Support für Benutzer erfolgt ebenfalls zentral über die Oberfläche. 

Alle Abteilungen des Unternehmens sind mit entsprechenden Call Routings ausgestattet, um stets die bestmögliche Erreichbarkeit für Kunden und Geschäftspartner sicherzustellen. So werden bspw. Geschäftszeiten, Abwesenheiten der Benutzer z.B. durch Termine sowie Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams durch die Swyx geprüft und bei der Rufzustellung berücksichtigt. 

Auch das Schaffen einer nachhaltigen Lösung steht für WALTHER Faltsysteme im Fokus. Hierzu zählt nicht nur der intelligente Einsatz von IT-Budgets für zukunftssichere Lösungen, sondern auch die Reduzierung der Umweltbelastung. Im Projekt konnte dies erreicht werden, indem Mitarbeitende ihre teils bestehenden Telefone weiterverwenden oder das ohnehin bereits verfügbare Headset auch für die Swyx-Telefonie nutzen.

Erfolg hat drei Buchstaben - Tun

Von der Analyse der Anforderungen von WALTHER Faltsysteme über die Erarbeitung einer Lösung, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten war, bis hin zur Konzeption und dem Start der Umsetzung wurden etwa sechs Wochen benötigt. Gemeinsam mit dem internen IT-Team konnte das Projekt, trotz umfangreicher DECT-Infrastruktur, innerhalb eines Monats vollständig umgesetzt werden.